Três expressões totais em execução para Excel

10:20 28/11/2021 | 1 Lượt xem

Adicionar um total em execução a um conjunto de dados é fácil e você decide como implementá-lo.

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Imagem: filmfoto, Getty Images / iStockphoto

Um total corrente é atualizado com cada novo valor dentro de uma série. Nós os usamos para equilibrar contas, controlar o estoque e muito mais. Felizmente, uma expressão simples pode lidar com o trabalho, mesmo quando uma regra de negócios complica as coisas. Neste artigo, vou mostrar três expressões para implementar um total corrido.

Estou usando a área de trabalho do Excel 2016 (Office 365) no sistema Windows 10 de 64 bits, mas você pode usar todas as três expressões em versões anteriores. Além disso, eles são aplicáveis ​​à versão do Excel para navegador. Você pode trabalhar com seus próprios dados ou baixar os arquivos de demonstração .xlsx e .xls.

VEJA: Dicas de energia do Windows 10: atalhos secretos para suas configurações favoritas (Tech Pro Research)

1. Expressão mais simples

Adicionar valores à medida que ocorrem requer uma expressão simples que adiciona o valor atual a todos aqueles dentro da mesma série que o precede. Figura a exibe um conjunto de dados simples com várias contas a pagar e pagamentos. Vamos adicionar um total corrente para esta tabela da seguinte maneira:

  1. Entrar Equilíbrio em E2.
  2. Selecione E3 e insira a expressão simples = D3. (Não há nada a adicionar ao primeiro valor, então a expressão se refere a apenas uma célula.)
  3. Insira = E3 + D4 em E4 e, em seguida, copie essa expressão para as células restantes (Figura B)

Figura a

excelrunningtotala.jpg
Adicionaremos um total corrente a este conjunto de dados simples.

Figura B

excelrunningtotalb.jpg
Uma expressão que usa o operador de adição retorna um saldo atualizado.

Se você estiver trabalhando com um objeto Tabela existente, o Excel adicionará uma coluna calculada. Você pode adicionar as duas expressões, mas ao inserir a expressão de soma no E4, o Excel mostrará um valor de erro. A coluna calculada atualiza a expressão original no E3, que retorna um erro.

Em vez disso, primeiro insira a expressão de soma em E4. Na marca inteligente Opções de AutoCorreção, escolha Substituir todas as células nesta coluna com esta fórmula (Figura C), que retornará uma coluna de erros #VALUE. Insira = D3 na célula E3 para completar a coluna e retornar os valores totais cumulativos.

Figura C

excelrunningtotalc.jpg
Substitua as células.

Um total corrido nem sempre será tão simples. A seguir, veremos um total de execução condicional.

2. Adicione uma condição

Adicionar uma expressão que retorna um total atualizado com cada entrada é útil, mas às vezes você precisará de algo mais específico. Por exemplo, digamos que você queira que o total recomece no início de cada mês. A estratégia é a mesma, mas você precisa de uma maneira de expressar a condição dentro da expressão básica.

Você poderia escrever uma fórmula complexa, mas, em vez disso, vamos usar uma coluna auxiliar. Depois de ver a condição em partes, é mais fácil escrever uma fórmula mais complexa. Para meus propósitos, acho que não há problema em deixar as colunas de ajuda intactas; eles podem ser autodocumentados e muitas vezes você pode reutilizá-los com outros cálculos.

Nesse caso, precisamos de uma expressão que expresse a data e o ano. A maneira mais simples de fazer isso é concatenar o mês e o ano, conforme mostrado em Figura D. Para fazer isso, insira a seguinte fórmula em F3 e, em seguida, copie-a para as células restantes:

=MONTH(C3) & YEAR(C3)

Figura D

excelrunningtotald.jpg
Concatene o mês e o ano para criar um valor que “agrupe” os registros por mês.

Em seguida, insira a expressão simples, = D3, em G3. O resto do trabalho é realizado com uma função IF () simples, conforme mostrado em Figura E. A função a seguir compara a combinação de mês e ano na célula correspondente com a anterior:

=IF(F4=F3,G3+D4,D4)

Quando os dois valores auxiliares são iguais (o que significa que estão no mesmo mês), a expressão adiciona o valor correspondente e o valor anterior. Quando não são iguais (o que significa que o segundo valor retorna um mês diferente), a expressão retorna o valor correspondente (sem adicionar o valor anterior).

Figura E

excelrunningtotale.jpg
A função IF () compara a expressão auxiliar atual (mês e ano) com a anterior antes de adicionar qualquer valor.

Os registros devem ser classificados pela coluna Data para que esta técnica funcione corretamente. Se você ocasionalmente classificar os registros, ou não os estiver inserindo por ordem de data, deve se lembrar de classificar o componente condicional de acordo para retornar os resultados esperados; a função IF () continuará exibindo valores, mas eles não serão os valores esperados.

Usar duas expressões é fácil, mas não é a solução mais eficiente. A seguir, veremos um truque de referência que permite usar apenas uma expressão.

3. Uma única expressão

Em # 1 e # 2, você precisava de duas expressões diferentes para terminar o trabalho, mas você pode reduzi-la a uma usando a função SUM () e referências mistas. Figura F mostra os resultados de inserir a seguinte função em F3 e copiá-la nas células restantes:

=SUM($D$3:D3)

Figura F

excelrunningtotalf.jpg
Use uma expressão em vez de duas.

Como você pode ver, esta solução requer apenas uma função. O truque é a referência criativa. (Os alertas de erro avisam que a expressão não inclui colunas adjacentes, o que é bom neste caso.) A expressão usa referências mistas para criar um intervalo de expansão. A primeira referência na equação é absoluta. Quando você copia a expressão, ela não muda. A segunda referência é relativa e atualiza conforme

=SUM($D$3:D3)
=SUM($D$3:D4)
=SUM($D$3:D5)

e assim por diante. O intervalo estende um valor para cada linha. Infelizmente, esta expressão não se ajusta a uma condição mensal porque a referência absoluta não é atualizada com o mês.

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